[パソコン仕事術]「相手からなかなかメールが返ってこない……」相手にすぐ仕事に取り掛かってもらう依頼メールの書き方

お疲れさまです！　ウルスです。今日は「依頼メールの書き方」について書きたいと思います。

社会人になると連絡手段としてメールでやり取りすることが多くなりますよね。
今日は仕事を依頼する時にどんなポイントに注意してメールを書いたらいいかを解説します。

依頼メールの一番の目的は相手に仕事をしてもらうこと

依頼メールの一番の目的は何でしょうか？
それは「あなたが書いたメールを受け取った人が仕事をしてくれること」です。

相手が仕事をしてくれなければ、あなたのメールが書いたメールは無意味です。なので相手が読んだだけではダメで、相手に行動してもらわないといけません。

今回はサンプルメールとして下記のような他社の担当者に依頼するメールを参考に解説していきます。

1,件名を具体的にする

メールで重要なのは本文だけでなく件名も大事です。ではどんな点を意識すべきなのか？

それは

• ・相手に何の仕事なのか直ぐにわかるような件名
• ・あとから検索しやすい件名

の2点です。今回のサンプルでは題名の先頭に[依頼]と付けています。また後から検索しやすいように、「〇〇プロジェクト」という具体名、そして「見積り依頼」という具体的な仕事の内容がわかるように題名をつけています。

2.最初のメールでは挨拶のあとに名乗る

最初のメールでは挨拶の後に会社名と自分のフルネームを記載して名乗るようにしましょう。

あなたが送った相手の会社の人は、あなただけを相手に仕事をしているわけではありません。もしかしたらあなたが所属する会社の他の部署の人ともやり取りをしている可能性もあります。相手が混乱して間違って別の仕事をしてしまう可能性もゼロではありません。あなたが最初のメールで名乗ることで相手のミスを防ぐことになるんです。

3.やってほしい事をすぐに冒頭に書く

名乗ったらすぐに相手にやってほしい仕事内容を書きましょう。そして納期に関しても書いてあげておくと相手から成果物（今回であれば見積書）を入手しやすくなります。

仕事内容を書く前に経緯や他の情報を書いてしまうと相手は「何をしたらいいの？」となってしまいます。そう思われると読みにくいメール判定されてしまい、読むのを後回しにされてしまう。最悪の場合、他のメールに埋もれてしまい見逃されてしまいます。

4.経緯や追加情報は「備考」に書く

3.でやってほしいことを書いたら依頼メールの骨組みは出来上がったことになります。最後に備考欄を設けて経緯や追加情報を書いていきます。

しかしただ闇雲に情報を追加していけばいいというものでもありません。情報を追加していく上で意識してほしいポイントは2つです。

• ①相手はどんな情報を得たら仕事を早くすすめることが出来るのか？
• ②相手に依頼した仕事をあなたが受け取って次にあなたはどの様なアクションを取るのか？

①に関しては「以前依頼した～」という情報がそうです。相手はこの情報を受け取って1から計算しなくて良くなるかもしれません。

②に関して、あなたの最後の目的は相手の会社から見積書を入手するだけじゃないですよね？相手の会社からプログラムなのか物品なのかサービスなのかわかりませんが、それを期日内に対応してもらうことのはずです。そこから逆算して「どんな情報が漏れたらまずいか？」を考えて相手から情報を入手しなければなりません。

まとめ

今日は仕事の依頼メールの書き方について解説しました。サンプルでは社外の人とのやり取りでしたが、この考え方は社内でも有効です。「あなたが書くメールはわかりにくい……」と言われたら是非今日解説した書き方を意識してみてくださいʕ•ᴥ•ʔ